Vous avez le droit de faire des photocopies à partir de livres, de brochures et de revues protégées par le droit d’auteur à des fins d’information et de documentation internes. La loi prévoit, en contrepartie, une rémunération pour les auteurs sous forme de forfait, qui est déterminé selon un examen du comportement des utilisateurs. La société de gestion ProLitteris perçoit la redevance auprès des entreprises avant de la redistribuer aux auteurs. Il existe un droit à rémunération dès lors que vous avez la possibilité de confectionner de telles copies. Le fait que du matériel protégé par le droit d'auteur a été effectivement copié ou non ne joue aucun rôle.

Vous êtes tenu par la loi de fournir les informations nécessaires à ProLitteris (p. ex. en remplissant un formulaire d'annonce) mais cela ne signifie pas que vous devrez forcément payer une rémunération. Ainsi des entreprises du secteur de la construction avec moins de 15 employés ne sont pas assujetties à rémunération, l'examen du comportement des utilisateurs ayant révélé que le nombre de photocopies confectionné était négligeable. Une étude d'avocats, par contre, même si elle n'emploie qu'une seule personne, devra passer à la caisse.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées à ProLitteris, la société de gestion procédera à une estimation qui servira de base à la facture. Si les estimations s'avèrent incorrectes et si vous ne les contestez pas en temps voulu, vous êtes en principe dans l'obligation de payer la facture. Si vous annoncez des corrections ou des objections (p. ex. que vous ne possédez pas un photocopieur ou un réseau numérique interne), la société de gestion en tiendra compte pour l'avenir.