Für die geschäftsinterne Information und Dokumentation dürfen Sie aus geschützten Büchern, Broschüren oder Zeitschriften fotokopieren. Das Urheberrechtsgesetz sieht im Gegenzug eine Vergütung vor. Diese ist gestützt auf Untersuchungen des Nutzerverhaltens in Form einer Pauschale festgesetzt. Die Verwertungsgesellschaft ProLitteris zieht sie bei den Betrieben ein und verteilt sie an die Rechteinhaber. Ein Vergütungsanspruch besteht bereits, wenn Sie die Möglichkeit haben, solche Kopien herzustellen. Es spielt keine Rolle, ob Sie tatsächlich urheberrechtlich geschütztes Material kopiert haben oder nicht.

Sie sind gesetzlich verpflichtet, der ProLitteris Auskunft zu erteilen (z. B. durch Ausfüllen des Meldeformulars). Das bedeutet aber nicht, dass Sie anschliessend auch eine Vergütung bezahlen müssen. So schulden z. B. Betriebe aus dem Baugewerbe mit weniger als 15 Angestellten keine Vergütung, weil die Nutzeruntersuchung gezeigt hat, dass hier das Fotokopieren von urheberrechtlich geschützten Werken zu gering ist. Demgegenüber sind z. B. Anwaltskanzleien verpflichtet, bereits bei einem Angestellten eine Vergütung zu bezahlen.

Wenn Sie die für die Berechnung notwendigen Angaben nicht einreichen, wird die ProLitteris diese schätzen und Ihnen darauf gestützt eine Rechnung stellen. Stimmen diese Einschätzungen nicht und bestreiten Sie diese nicht innert Frist, sind Sie grundsätzlich verpflichtet, die Rechnungen zu bezahlen. Wenn Sie der ProLitteris nach Ablauf der Frist noch Korrekturen oder Einwände melden – z. B. dass Sie über kein Kopiergerät oder internes Netzwerk verfügen – werden diese für die Zukunft berücksichtigt.