Vom Papierdossier zur digitalen Arbeitswelt
Früher prägten Schreibmaschinen, Papierdossiers und manuelle Abläufe den Arbeitsalltag. So erinnern sich langjährige Mitarbeitende an den Schreibdienst, wo Beanstandungen nach handschriftlichen Vorlagen noch abgetippt wurden. Nicht alle Mitarbeitenden verfügten über einen eigenen Computer, und verschiedene Arbeitsschritte liefen über Papier und zentrale Druckstellen. Mit der Einführung von PCs, Datenbanken und später elektronischen Systemen änderte sich diese Arbeitsweise Schritt für Schritt. Auch der Arbeitsalltag wandelte sich grundlegend: Statt beispielsweise in der hauseigenen Bibliothek physisch zu recherchieren und Arbeitsschritte auf Papier festzuhalten, verlagerte sich ein immer grösserer Teil ihrer Tätigkeit an den Computer. Besonders prägend war der Übergang von den Papierdossiers zur Elektronischen Schutzrechtsverwaltung (ESV) im Jahr 2018. Die Markenexpertin Dorian Occhiuzzi erinnert sich an die «gelben Mäppli», in denen früher die Wochenration an Fällen bereitlag: Anfangs habe ihr das Physische zwar gefehlt, rückblickend seien die Vorteile jedoch klar: Die elektronische Bearbeitung habe Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit deutlich verbessert und beispielsweise die Fristenkontrolle stark vereinfacht.
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30 Jahre IGE – Drei Jahrzehnte Wandel aus Sicht der heutigen Abteilung Marken & Designs
Am 1. Januar 1996 wurde aus dem ehemaligen BAGE (Bundesamt für geistiges Eigentum) das IGE (Eidgenössisches Institut für Geistiges Eigentum). Dadurch erhielt das IGE nicht nur eine eigene Rechtspersönlichkeit, sondern auch mehr organisatorische und betriebliche Autonomie. Wer heute in der Abteilung Marken & Designs arbeitet, erledigt seine Aufgaben selbstverständlich digital. Dossiers sind elektronisch verfügbar, Informationen lassen sich über Datenbanken abrufen und viele Prozesse laufen automatisiert ab. Früher sah der Arbeitsalltag jedoch noch ganz anders aus.
Ein Blick auf die vergangenen drei Jahrzehnte aus der Perspektive langjähriger Mitarbeitender zeigt, wie grundlegend sich Arbeitsweisen, Abläufe und Hilfsmittel verändert haben.
Mehr Spezialisierung und neue Kompetenzen
Verändert hat sich zudem die Organisation der Abteilung. Sie ist gewachsen und hat sich stärker spezialisiert. Aus ursprünglich drei Markenprüfungsteams sind heute sechs geworden, nicht zuletzt als Reaktion auf die steigende Zahl der Gesuche. Neue Bereiche und Aufgaben entstanden, etwa das Widerspruchs- und Löschungsverfahren sowie an den Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT. «Auch die fortschreitende Digitalisierung im Bereich der Online-Services, verschiedene Gebührensenkungen sowie die Einführung eines vereinfachten Verfahrens zur Vernichtung von Fälschungen in Kleinsendungen führten zu einer nachhaltigen Modernisierung der Arbeitsprozesse», weiss etwa Xenia Abdin, Teamleiterin in der Sektion Anmeldung und Register. Damit wuchs zugleich der Bedarf an Mitarbeitenden, die sowohl die fachlichen Abläufe als auch die technischen Anforderungen verstehen. Daniel Schwab, seit rund 18 Jahren am IGE, ist ein Beispiel für diese Entwicklung. Angefangen als Markenprüfer, bildete er sich aus Interesse an IT-Themen weiter und wirkt heute massgeblich bei der Entwicklung neuer Tools mit, die den Arbeitsalltag der Abteilung effizienter gestalten können. Dazu gehört etwa die Klassifikationshilfe, die sowohl Prüfenden als auch Kundinnen und Kunden die korrekte Klassierung von Waren und Dienstleistungen nach der Nizza-Klassifikation erleichtert.
Gleichzeitig verschwanden frühere Tätigkeiten. So wurde beispielsweise der Schreibdienst mit dem technischen Fortschritt aufgelöst, weil Sachbearbeitende und Prüfende diese Arbeiten zunehmend selbst übernahmen. Auch die Markenrecherche, die zeitweise ein eigenes grösseres Team umfasste, gibt es heute nicht mehr.
Qualität und Transparenz in der Prüfungspraxis
Auswirkungen auf die ganze Abteilung hatten in den letzten 30 Jahren auch die zahlreichen Entwicklungen in der markenrechtlichen Praxis. Wesentliche Änderungen ergaben sich bereits 1993 – und damit kurz vor der Gründung des heutigen Instituts – mit Inkrafttreten des revidierten Markenschutzgesetzes. Nicht nur konnten neu 3D-Marken oder Dienstleistungsmarken angemeldet werden. Auch wurde zu dieser Zeit etwa der Markenschutz von 20 auf 10 Jahre verkürzt und Marken konnten neu frei übertragen werden (vgl. den IGE-Blog zum 30-jährigen Jubiläum des revidierten Markenschutzgesetzes). Gleichzeitig wurde das Widerspruchsverfahren eingeführt, das 2017 – mit Inkrafttreten der Swissness-Gesetzgebung – um das Löschungsverfahren wegen Nichtgebrauch der Marke ergänzt wurde.
Seither wurde die Prüfungspraxis laufend weiterentwickelt – mit einem zunehmenden Fokus auf Qualität, Transparenz und Rechtssicherheit. Gegenüber 1993 ist die Praxis heute für die interessierten Kreise deutlich besser nachvollziehbar: Neben den Richtlinien veröffentlicht das IGE in seiner externen Prüfungshilfe wichtige Entscheide und Prüfungsregeln. Sie ist nicht nur ein internes Arbeitsinstrument, sondern ermöglicht auch Anmelderinnen und Anmeldern sowie ihren Vertretungen, sich an publizierten Entscheiden und Prüfungsregeln zu orientieren. Diese zwei Instrumente tragen zu einer besseren Vorhersehbarkeit von Entscheidungen bei und erhöhen auch die Rechtssicherheit. Zudem werden interessierte Kreise wie Verbände und Kanzleien stärker in die Praxisentwicklung einbezogen. Zu den wichtigen Anpassungen der letzten Jahre zählen etwa jene zur Form der Waren (1.7.2019), zu den Herkunftsangaben (8.3.2021), zu den Inhaltsangaben (1.12.2024) oder zu dreidimensionalen Marken mit 2D-Elementen (1.1.2026).
Die Abteilung M&D verfolgt dabei einen hohen Qualitätsanspruch: Die Praxis soll rechtmässig, konsistent und nachvollziehbar sein und die unterschiedlichen betroffenen Interessen angemessen berücksichtigen. Gleichzeitig beobachtet das IGE die internationalen Entwicklungen und harmonisiert seine Praxis fortlaufend mit jener anderer Markenämter, insbesondere des EUIPO (Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum), soweit dies sinnvoll ist und die rechtlichen Grundlagen sowie die Rechtsprechung eine solche Harmonisierung zulassen. Damit soll auch verhindert werden, dass Unternehmen in der Schweiz im internationalen Umfeld benachteiligt werden.
Fachlicher Austausch über die Landesgrenzen hinweg
Ebenfalls von grosser Bedeutung für die Abteilung M&D war in den letzten 30 Jahren die internationale Zusammenarbeit: Das IGE pflegt zur Harmonisierung der Markenpraxis und zum gegenseitigen Wissenstransfer seit vielen Jahren eine internationale Kooperation insbesondere mit der EU (EUIPO). Seit Anfang der 2000er-Jahre entsendet das IGE sogar für jeweils zwei bis max. vier Jahre einen nationalen Experten nach Alicante – für alle bisherigen Teilnehmenden fachlich wie persönlich ein sehr positives Erlebnis. Wie wertvoll solche internationalen Kooperationen sind, zeigt des Weiteren auch etwa der rege Kontakt mit den Markenämtern in Deutschland (DPMA), Österreich (ÖPA) oder auch etwa Italien (UIBM). «Mit dem italienischen Markenamt pflegen wir eine sehr professionelle, effiziente und herzliche Zusammenarbeit», so noch einmal Dorian Occhiuzzi, die als WDL-Spezialistin am IGE bereits zweimal nach Kolumbien reisen konnte: «Ein sehr schönes Erlebnis, Fachwissen international in der Sprache zu vermitteln, die ich studiert habe.» Die Mitarbeitenden der Abteilung M&D kommen aus den diversesten Fachrichtungen: Ob Reiseexperte, Musikwissenschaftlerin oder Jurist: Jedes Spezialwissen ist in der Abteilung gefragt.
Konstante Kundenorientierung trotz veränderter Abläufe
Die Vielzahl an Veränderungen in Markenrecht, Digitalisierung oder Organisation, auf welche die Abteilung M&D heute zurückblicken kann, ist nicht zuletzt veränderten Kundenbedürfnissen geschuldet. Ob 1996 oder 2026, die Abteilung M&D prüft regelmässig die Möglichkeit, Prüfungsabläufe zu vereinfachen und Verfahren zu beschleunigen. «So ist z.B. auch die vorgezogene Markenprüfung einst als Resultat von Interviews mit den IGE-Kunden entstanden», erinnert sich Abteilungsassistentin Iris Weber. Zweifellos stiegen mit der Digitalisierung auch die externen Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit und Verfügbarkeit der Mitarbeitenden. Die Erreichbarkeit aller Bereiche von M&D und die Möglichkeit, gewisse Fragen telefonisch zu klären, werden aber nach wie vor sehr geschätzt. Wie regelmässige Feedbacks zeigen, stösst auch die Sprachenvielfalt der Mitarbeitenden der Abteilung bei Kundinnen und Kunden auf positive Resonanz. Ob in Deutsch, Französisch oder Italienisch – unter Berücksichtigung der geltenden Richtlinien haben Anmeldende respektive deren Vertretungen und das IGE meist ein gemeinsames Ziel, sollten bei der Anmeldung oder Prüfung formelle oder materielle Schutzausschlussgründe entgegenstehen, nämlich möglichst effizient eine tragfähige Lösung zu finden.
Insgesamt hat sich die Abteilung M&D in den vergangenen 30 Jahren in vielerlei Hinsicht weiterentwickelt. Konstant geblieben ist jedoch die fachliche Aufgabe. Denn auch wenn sich Prozesse, Systeme und gesetzliche Rahmenbedingungen verändern, müssen Marken und Designs geprüft, Verfahren zuverlässig bearbeitet und Lösungen für Kundinnen und Kunden gefunden werden. Die dafür eingesetzten Werkzeuge und Strukturen sind heute andere – und werden sich auch künftig weiterentwickeln. Gerade die Erinnerungen der Mitarbeitenden zeigen dabei, dass dieser Wandel nicht abstrakt ist: Er besteht aus unzähligen kleinen Anpassungen im Arbeitsalltag, aus neuen Verantwortlichkeiten und aus der Bereitschaft, immer wieder dazuzulernen. Mit Spannung bleibt deshalb die Frage, auf welche Errungenschaften die Mitarbeitenden des IGE im Jahr 2056 zurückblicken werden.
