Un tempo, macchine da scrivere, fascicoli cartacei e processi manuali erano la prassi. I collaboratori di lunga data ricordano, per esempio, il servizio dattilografico, dove le notifiche venivano battute a macchina sulla base di modelli manoscritti. Non tutti i collaboratori disponevano di un proprio computer e diverse fasi di lavoro si svolgevano su carta e attraverso postazioni di stampa centralizzate. Con l’introduzione dei PC, delle banche dati e, in seguito, dei sistemi elettronici, questo modo di lavorare è progressivamente cambiato. E il cambiamento è stato radicale: invece di svolgere, per esempio, ricerche fisiche nella biblioteca dell’IPI e tener traccia delle fasi di lavoro su carta, una parte sempre maggiore dell’attività ha iniziato a essere svolta al computer. Particolarmente significativo è stato il passaggio dai fascicoli cartacei alla gestione elettronica dei titoli di protezione nel 2018. L’esperta di marchi Dorian Occhiuzzi ricorda che in passato vi erano le «cartelline gialle», che contenevano i casi da trattare nel corso della settimana. Questa tangibilità in un primo momento le è mancata, ma, a posteriori, è ben consapevole dei vantaggi che questo cambiamento ha portato con sé: la gestione elettronica ha comportato benefici significativi in termini di trasparenza, tracciabilità e completezza, consentendo, per esempio, un controllo molto più agevole delle scadenze.
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30 anni di IPI – Tre decenni di cambiamenti dal punto di vista dell’odierna divisione Marchi & Designs
Il 1° gennaio 1996, l’allora Ufficio federale della proprietà intellettuale (UFPI) è diventato l’Istituto Federale della Proprietà Intellettuale (IPI), con una propria personalità giuridica, ma anche con una maggiore autonomia organizzativa e operativa. Oggi, come è logico che sia, chi lavora nella divisione Marchi & Design (M&D) svolge le proprie mansioni in modo digitale. I dossier sono disponibili in formato elettronico, le informazioni sono reperibili nelle banche dati e molti processi sono automatizzati. In passato, però, il lavoro veniva svolto in modo molto diverso. Uno sguardo agli ultimi tre decenni dal punto di vista di alcuni collaboratori di lunga data mostra quanto radicalmente siano cambiati i metodi di lavoro, i processi e gli strumenti impiegati.
Maggiore specializzazione e nuove competenze
Col tempo, è cambiata anche l’organizzazione della divisione M&D, che è cresciuta e si è specializzata maggiormente. Dai tre team originari per l’esame dei marchi si è passati agli attuali sei, anche in risposta al numero crescente di domande. Sono nati nuovi settori e sono state introdotte nuove mansioni: si pensi, per esempio, alla procedura di opposizione e alla procedura di cancellazione nonché ad attività a cavallo tra il settore specialistico e il settore informatico. «Anche la progressiva digitalizzazione nell’ambito dei servizi online, diverse riduzioni a livello di emolumenti e l’introduzione di una procedura semplificata per la distruzione di piccoli invii contenenti contraffazioni hanno portato a una modernizzazione duratura dei processi di lavoro», spiega Xenia Abdin, responsabile di team nella sezione Domande & Registri. È cresciuta così anche la necessità di collaboratori in grado di comprendere sia i processi specialistici sia i requisiti tecnici. Daniel Schwab, all’IPI da circa 18 anni, è un esempio in tal senso. Dopo aver iniziato come esaminatore di marchi, ha approfondito il proprio interesse per il settore informatico e contribuisce oggi in modo significativo allo sviluppo di nuovi strumenti in grado di rendere più efficienti le attività quotidiane della divisione. Tra questi figura, per esempio, lo strumento di assistenza alla classificazione, che facilita, sia per gli esaminatori sia per la clientela, la corretta classificazione di prodotti e servizi secondo la classificazione di Nizza.
Allo stesso modo, alcune delle attività che venivano svolte in passato sono scomparse. Con il progresso tecnologico, per esempio, il servizio dattilografico è stato soppresso, dato che, col tempo, le sue mansioni sono state assorbite dal personale amministrativo e dagli esaminatori. Anche la ricerca di marchi, che una volta contava un proprio numeroso team, oggi non esiste più.
Qualità e trasparenza nella prassi d’esame
Negli ultimi 30 anni, anche i numerosi sviluppi della prassi relativa al diritto in materia di marchi hanno avuto ripercussioni sull’intera divisione. Cambiamenti importanti erano già intervenuti nel 1993 – e quindi poco prima della fondazione dell’odierno Istituto: con l’entrata in vigore della revisione della legge sulla protezione dei marchi è stata introdotta la possibilità di registrare marchi tridimensionali e marchi di servizi, è stata ridotta da 20 a 10 anni la durata della protezione dei marchi ed è diventato possibile trasferire liberamente i marchi (cfr. il blog dell’IPI in occasione del 30° anniversario della revisione della legge sulla protezione dei marchi). Contestualmente, è stata introdotta la procedura di opposizione, che, nel 2017, con l’entrata in vigore della legislazione Swissness, è stata integrata con la procedura di cancellazione per mancato uso del marchio.
Da allora, la prassi d’esame è stata costantemente sviluppata, con un’attenzione crescente alla qualità, alla trasparenza e alla certezza del diritto. Rispetto al 1993, la prassi è oggi molto più comprensibile per le cerchie interessate: oltre alle Direttive, l’IPI pubblica importanti decisioni e regole d’esame nella sua assistenza all’esame, che non è soltanto uno strumento di lavoro interno, ma consente anche ai depositanti e ai loro rappresentanti di orientarsi sulla base delle decisioni e delle regole d’esame pubblicate. Questi due strumenti contribuiscono a rendere più prevedibili le decisioni e rafforzano la certezza del diritto. Inoltre, in questo modo le cerchie interessate, come associazioni e studi legali, sono maggiormente coinvolte nello sviluppo della prassi. Tra gli importanti adeguamenti degli ultimi anni figurano, per esempio, quelli relativi alla forma dei prodotti (1.7.2019), alle indicazioni di provenienza (8.3.2021), ai segni che rimandano al contenuto tematico (1.12.2024) o ai marchi tridimensionali con elementi 2D (8.3.2021),
La divisione M&D persegue elevati standard di qualità: la prassi deve essere conforme al diritto, coerente e comprensibile e deve tenere adeguatamente conto dei diversi interessi in gioco. Al contempo, l’IPI segue gli sviluppi internazionali e armonizza costantemente la propria prassi con quella di altri uffici dei marchi, in particolare dell’Ufficio dell’Unione europea per la proprietà intellettuale (EUIPO) , nella misura in cui ciò sia opportuno e le basi giuridiche e la giurisprudenza lo consentano. In questo modo si intende evitare, tra le altre cose, che le imprese in Svizzera risultino svantaggiate nel contesto internazionale.
Scambio tra specialisti oltre i confini nazionali
Negli ultimi 30 anni, anche la cooperazione internazionale ha rivestito una grande importanza per la divisione M&D: da molti anni l’IPI collabora a livello internazionale, in particolare con l’UE (EUIPO), per armonizzare la prassi in materia di marchi e favorire il trasferimento reciproco di conoscenze. Dall’inizio degli anni 2000, l’IPI invia addirittura un esperto nazionale ad Alicante per periodi da due a un massimo di quattro anni – un’esperienza molto positiva, sia dal punto di vista professionale sia personale, per tutte le persone che vi hanno partecipato finora. Il valore di queste cooperazioni internazionali è dimostrato anche dagli intensi contatti con gli Uffici dei marchi di Germania (DPMA), Austria (ÖPA) e Italia (UIBM). «Con l’Ufficio dei marchi italiano intratteniamo una collaborazione molto professionale, efficiente e cordiale», racconta ancora Dorian Occhiuzzi, che, in qualità di specialista LPS, ha già avuto due volte l’opportunità di recarsi in Colombia: «È stato entusiasmante poter trasmettere, a livello internazionale, conoscenze specialistiche nella lingua che ho studiato». I collaboratori della divisione M&D provengono dagli ambiti professionali più diversi: che si tratti di un esperto di viaggi, di una musicologa o di un giurista, ogni conoscenza specialistica è preziosa per la divisione.
Un’attenzione costante alla clientela nonostante il cambiamento dei processi
I numerosi cambiamenti a livello di diritto dei marchi, digitalizzazione e organizzazione che hanno interessato la divisione M&D sono dovuti, non da ultimo, anche all’evoluzione delle esigenze della clientela. Che si tratti del 1996 o del 2026, uno degli obiettivi della divisione M&D è sempre stato quello di provare a semplificare le procedure d’esame e ad accelerare le procedure. «Anche l’esame anticipato del marchio è stato introdotto, a suo tempo, dopo un confronto con i clienti dell’IPI», ricorda l’assistente di divisione Iris Weber. Con la digitalizzazione, sono indubbiamente aumentate anche le aspettative in termini di rapidità di risposta e disponibilità dei collaboratori. La possibilità di contattare tutti i settori di M&D e di chiarire telefonicamente determinate questioni continua tuttavia a essere molto apprezzata. Come dimostrano feedback regolari a tal proposito, anche la varietà linguistica dei collaboratori della divisione è vista positivamente dalla clientela. Che la lingua usata sia il tedesco, il francese o l’italiano, in presenza di motivi formali o materiali di esclusione dalla protezione al momento della domanda o dell’esame, i richiedenti o i loro rappresentanti e l’IPI, nel rispetto delle direttive vigenti, perseguono generalmente un obiettivo comune: trovare una soluzione sostenibile nel modo più efficiente possibile.
Nel complesso, negli ultimi 30 anni, la divisione M&D si è sviluppata sotto molti aspetti. A rimanere invariata è invece la sua funzione di settore specialistico, perché anche se cambiano processi, sistemi e condizioni quadro legali, bisogna continuare a esaminare marchi e design, a gestire le procedure in modo affidabile e a trovare soluzioni per la clientela. In questo contesto, le strutture e gli strumenti impiegati, oggi già diversi rispetto al passato, continueranno a evolversi. Un cambiamento tangibile, dunque, come dimostrano le testimonianze dei collaboratori, che presuppone innumerevoli piccoli adattamenti nel lavoro quotidiano, nuove responsabilità e una certa disponibilità a imparare continuamente cose nuove. Non resta quindi che chiedersi quali traguardi saranno in grado di raggiungere i collaboratori dell’IPI da qui al 2056.
