Nella banca dati è possibile effettuare ricerche sia con che senza operatori di ricerca o caratteri jolly. Se non si utilizzano caratteri jolly, il motore di ricerca trova solo termini identici a quelli cercati.

Una volta inserito il termine o i termini di ricerca nell’apposito campo e avviato la ricerca, le eventuali corrispondenze vengono cercate tra i seguenti elementi.

1. Numero
2. Testo del segno (segni senza raffigurazioni)
3. Elementi verbali (segni con raffigurazione che contengono parti scritte)
4. Osservazioni relative al segno (descrizioni, p. es.  blasonatura)
5. Indirizzo dell’autorità o dell’organizzazione competente
6. Codici di Vienna
7. Paese

Si ottengono risultati solo se l’ordine dei caratteri è identico a quello cercato. Se si effettua una ricerca inserendo il termine «photo» si trovano solo risultati che contengono la parola «photo» e non parole come  «photos», «foto» o «fotografo». Per ricercare termini simili o con altre ortografie, utilizzare le opzioni di ricerca avanzata.

Quando si ricercano più termini, i risultati contengono almeno uno dei termini oggetto di ricerca (collegamento standard OR).

Non viene fatta alcuna differenza tra caratteri maiuscoli e minuscoli.

Le umlaut (ä, ö, ü) e gli altri segni diacritici (p. es. à, ô, ç) non sono presi in considerazione in sede di ricerca, neanche in caso di ricerca di sequenze esatte di parole con l'aiuto delle virgolette. È quindi irrilevante scrivere tali segni nel campo di ricerca: la ricerca del termine «pero» e quella di «però» danno gli stessi risultati. Per ottenere i risultati desiderati non è tuttavia possibile sostituire «ä», «ö» e «ü» con «ae», «oe» e «ue».

Il motore di ricerca ignora i caratteri speciali, come ad esempio +, -, ^, /, &, !, (,   ). I punti e le virgole, invece, non sono ignorati.

Poiché il motore di ricerca considera i caratteri speciali alla stessa stregua degli spazi, le serie di caratteri prima e dopo un carattere speciale (PC-Doctor) vengono considerate come parole distinte («PC» e «Doctor»). Per cercare il termine con caratteri speciali, metterlo tra virgolette: «pc-doctor».